Tekoäly automaatio laskutuksessa: vähemmän käsityötä, vähemmän virheitä
Laskutus on yksi niistä töistä, joita kukaan ei tee mielellään mutta joita ei voi jättää tekemättä. Tarjous muuttuu työksi, työ laskuksi ja lasku maksuksi, ja matkan varrella tietoja kopioidaan käsin paikasta toiseen. Juuri tällaiset toistuvat ja sääntöihin perustuvat työvaiheet sopivat automaatiolle ja tekoälylle parhaiten. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä laskutuksen automatisointi tarkoittaa, mistä hyödyt syntyvät ja miten pk-yritys pääsee alkuun.
Mitä laskutusautomaatio tarkoittaa?
Automaatio ja tekoäly eivät ole sama asia. Perusautomaatio toimii säännöillä: kun työ merkitään valmiiksi, järjestelmä luo laskun asiakkaan tietojen, tuotteiden ja hintojen pohjalta ja lähettää sen eteenpäin. Tekoäly lisää tähän kyvyn käsitellä epäselvää tietoa. Se osaa lukea sähköpostiin tulleen tilauksen tai ostolaskun PDF-tiedoston, tunnistaa siitä summan, eräpäivän ja toimittajan sekä ehdottaa oikeaa kirjauskohdetta. Käytännössä laskutuksen automatisointi jakautuu kolmeen kokonaisuuteen: myyntilaskujen luomiseen ja lähettämiseen, ostolaskujen vastaanottoon ja käsittelyyn sekä maksujen seurantaan ja muistutuksiin.
Mistä hyödyt syntyvät?
Ensimmäinen hyöty on säästynyt aika. Kun laskun tiedot siirtyvät tilauksesta tai työmääräimestä suoraan laskutusjärjestelmään, samoja tietoja ei tarvitse kirjoittaa uudelleen. Toinen hyöty on virheiden väheneminen. Väärin kirjoitettu y-tunnus, väärä viitenumero tai unohtunut lisätyö aiheuttavat korjauslaskuja ja maksuviiveitä. Kolmas hyöty on nopeampi kassavirta: lasku lähtee heti työn valmistuttua eikä vasta viikon päästä, kun ehditään. Neljäs hyöty on näkyvyys. Automaattinen raportointi kertoo, mitkä laskut ovat avoimia ja erääntyneitä ja paljonko rahaa on tulossa. Viides hyöty on se, että ihmisten aika vapautuu asiakastyöhön ja myyntiin.
Missä tekoäly auttaa eniten?
Pelkkä sääntöihin perustuva automaatio riittää, kun laskun tiedot ovat valmiiksi järjestelmässä. Tekoälystä on hyötyä, kun tieto tulee epämääräisessä muodossa. Ostolaskujen käsittelyssä tekoäly lukee PDF-laskut ja kuitit, tunnistaa toimittajan ja ehdottaa kirjauksen aiemman käytännön perusteella. Poikkeamien havaitsemisessa se huomaa tuplalaskut, epätavallisen suuret summat ja hinnat, jotka eroavat sovitusta. Maksumuistutuksissa se auttaa muotoilemaan viestin asiakkaalle sopivaksi ja ajoittamaan sen oikein. Asiakasviesteissä se voi luonnostella vastauksen laskua koskevaan kysymykseen, jolloin ihmisen tarvitsee vain tarkistaa ja hyväksyä se.
Esimerkkejä eri toimialoilta
Huoltoyrityksessä työmääräin ja varaosat voivat muuttua laskuksi ilman, että kukaan kirjoittaa mitään uudelleen. Rakennusalalla urakan etenemisen mukaiset erälaskut voidaan luoda ja lähettää sovittuina päivinä. Tilitoimistossa asiakkaiden ostolaskut saadaan luettua ja esikirjattua, ja kirjanpitäjä keskittyy tarkistamiseen ja neuvontaan. Asiantuntijayrityksessä tuntikirjaukset muuttuvat kuukauden lopussa laskuiksi automaattisesti. Jokaisessa tapauksessa periaate on sama: kone hoitaa toistuvan osan ja ihminen poikkeukset.
Rakennetaan nykyisten ohjelmien päälle
Hyvä laskutusautomaatio ei vaadi uuden ohjelman opettelua. Se kytketään niihin järjestelmiin, joita yritys jo käyttää, kuten Netvisoriin, Procountoriin, Fennoaan tai Visma-ratkaisuihin, sähköpostiin ja asiakasrekisteriin. Tulokset ilmestyvät samoihin paikkoihin, joissa työtä jo tehdään. Näin käyttöönotto sujuu ilman katkoksia arjessa. Ennen toteutusta kannattaa kuitenkin tarkistaa, että käytössä oleva ohjelma tarjoaa tarvittavan rajapinnan. Se selvitetään yhdessä asiakkaan kanssa ennen kuin mitään rakennetaan.
Tietoturva ja vastuu
Laskutuksessa käsitellään henkilötietoja, hintoja ja muuta liiketoiminnan kannalta arkaluonteista tietoa, joten tietosuoja-asetus (GDPR) on huomioitava alusta asti. Yrityksen kannattaa päättää, mihin järjestelmiin tieto saa liikkua, ja valita palvelut, joissa tietoja käsitellään EU-alueella. Syötä tekoälyyn vain se tieto, jota tehtävä oikeasti vaatii. Vastuu laskutuksesta ja kirjanpidosta pysyy aina yrityksellä: automaatio nopeuttaa työtä mutta ei korvaa kirjanpitäjää eikä tarkistusta. Siksi kannattaa sopia, mitkä laskut menevät suoraan eteenpäin ja mitkä jäävät ihmisen hyväksyttäviksi, esimerkiksi suuret summat tai uudet toimittajat.
Milloin automatisointi ei kannata?
Automatisointi ei ole aina oikea ratkaisu. Jos jokin työvaihe toistuu alle kymmenen kertaa kuussa, sen automatisointi tuskin maksaa itseään takaisin, ja silloin on rehellisintä sanoa se suoraan. Sama koskee tilanteita, joissa ongelma ei ole laskutusprosessissa vaan esimerkiksi epäselvissä sopimuksissa tai siinä, ettei hinnoista ole sovittu. Automaatio nopeuttaa toimivaa prosessia, mutta se ei korjaa huonosti toimivaa. Siksi kannattaa ensin selvittää, missä aika oikeasti kuluu.
Näin pääset alkuun tekoäly automaatio
Aloita yhdestä vaiheesta, älä koko laskutusprosessista. Käytännössä eteneminen on seuraavanlainen. Ensin kartoitetaan nykyinen prosessi: kuka tekee mitä, montako laskua kuukaudessa lähtee ja missä vaiheessa aikaa kuluu eniten. Sitten valitaan yksi työvaihe, joka toistuu usein ja jossa virheitä sattuu, esimerkiksi myyntilaskujen luonti työmääräimestä tai ostolaskujen esikirjaus. Kolmanneksi varmistetaan, että käytössä olevat ohjelmat voidaan yhdistää toisiinsa. Neljänneksi automaatio otetaan käyttöön pilottina, jossa ihminen tarkistaa tulokset alkuvaiheessa. Lopuksi toimintaa seurataan ja sitä kehitetään, kun huomataan uusia kohtia, joissa aikaa voi säästää.
Miten onnistumista mitataan?
Automaation hyötyä kannattaa mitata numeroilla jo ennen käyttöönottoa. Hyviä mittareita ovat yhden laskun käsittelyyn kuluva aika, korjattavien laskujen määrä, keskimääräinen maksuaika ja erääntyneiden laskujen osuus. Kun lähtötilanne tunnetaan, parannus nähdään konkreettisesti eikä se jää tunteen varaan. Mittaaminen auttaa myös päättämään, mihin kannattaa automatisoida seuraavaksi.
Yhteenveto
Laskutuksen automatisointi ei ole teknologiaa teknologian vuoksi, vaan tapa vapauttaa aikaa työhön, josta yritys oikeasti saa tuloja. Kun toistuvat vaiheet hoituvat itsestään, laskut lähtevät ajoissa, virheitä on vähemmän ja kassavirta paranee. Tekoäly auttaa erityisesti silloin, kun tieto on epäselvässä muodossa, mutta vastuu ja lopullinen tarkistus pysyvät ihmisellä. Paras tapa aloittaa on käydä nykyinen prosessi läpi ja valita yksi kohta, jossa aikaa kuluu eniten.
Haluatko selvittää, mitä oman yrityksesi laskutuksessa voisi automatisoida? Maksuttomassa kartoituksessa käydään rutiinit läpi ja saat konkreettisen suunnitelman, jonka pohjalta voit päättää jatkosta. Ota yhteyttä sivuston yhteydenottolomakkeella tai WhatsAppilla.
Tekoäly automaatio laskutuksessa: vähemmän käsityötä, vähemmän virheitä
Yhteystiedot tästä linkki
Yhteistyössä Datatrap Oy
Tekoäly automaatio on kilpailuetu
Tekoäly automaatio on jo nykypäivää kilpailijoillasi
Tekoäly automaatio onnistuu rajapinnoilla API nykyisiin järjestelmiisi
Tekoäly automaatio on huokeaa, kysy hinta